Libro

Toma de minutas de las reuniones

Cómo tomar notas eficientes que den sentido y apoyen las reuniones que importan

Joanna Gutmann

Kogan Page, 2019

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Clasificación editorial

Cualidades

Amplio
Aplicable
Bien estructurado

Reseña

El héroe no reconocido de cualquier reunión es el encargado de redactar las actas, quien registra las decisiones que alimentan el motor de los negocios. Tomar minutas no es simplemente garabatear notas. Un hábil redactor de actas destila las largas discusiones hasta su esencia y da orden y armonía al proceso discordante de llegar a un consenso. En la quinta edición de este manual, la consultora en comunicación de oficina Joanna Gutmann explica cada aspecto del proceso, incluyendo la organización de la reunión, tomar las minutas y su formato. Su manual es una referencia indispensable para todos los encargados de redactar actas.

Resumen

Las minutas son un registro de los temas de debate, las medidas a tomar y los resultados.

Las minutas, que son la documentación esencial de una reunión, cumplen varias funciones:

Proporcionar a los participantes un registro de la reunión y sus resultados.
Llenar los vacíos para los miembros del comité que tienen que salir de la sala, dejar la reunión o no pueden asistir.
Enumerar todos los elementos de acción y anotar quién es responsable de cada actividad.
Habilitar la pista de auditoría que requiere el gobierno corporativo.

La habilidad de tomar minutas, que se puede aprender, incluye organización, la escucha atenta y la presentación de informes claros.

La mayoría de las secretarias carecen del entrenamiento formal para tomar minutas, aunque por lo general se les asigna para ello. La gente cree erróneamente que la velocidad juega un papel importante en la toma de minutas y que las secretarias que toman notas rápidamente harán un buen trabajo de su registro. En realidad, el trabajo implica escuchar atentamente y resumir al mismo tiempo. También incluye la organización de la reunión, ...

Sobre la autora

La consultora de capacitación en comunicación de oficina Joanna Gutmann ha diseñado e implementado cursos sobre habilidades y comunicación para secretarias y otros miembros del personal de oficina.

Comentarios sobre este resumen

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M. B. hace 4 años

Este tema es muy importante ya que generalmente hay una reunión por lo menos una vez a la semana y ahora más con la pandemia. En cualquier momento el jefe nos puede delegar esta actividad y depende de lo plasmado en un acta o minuta puede estar una reclamación, en la cual podamos revisar que se acordó y quien no cumplió.