По всему миру в конференц-залах день за днем исполняется один и тот же ритуал. Называется он совещанием и считается главным двигателем рабочих процессов в любом бизнесе, на любом предприятии. Но традиционные совещания часто отнимают у людей энергию, творческие силы и время. Мартин Мерфи, консультант по вопросам управления, предлагает альтернативу подобным встречам – “рабочие сессии”. На первой же странице своей книги он без лишней скромности заявляет: “Я могу спокойно войти в любой конференц-зал и провести совещание таким образом, что за весьма недолгое время участники сделают больше, чем когда-либо прежде на любом совещании”. Звучит многообещающе? Тогда getAbstract предлагает вам ознакомиться с системой Мерфи и подумать о том, насколько она применима к вашей компании, – или хотя бы обсудить ее на очередном совещании.
От совещаний к рабочим сессиям
В большинстве организаций текущие вопросы ведения бизнеса обсуждаются на совещаниях. Традиционные совещания часто оказываются не слишком эффективными и отнимают много времени. Видеоконференции ничем не лучше: новые технологии не в силах радикально повысить результативность рабочих встреч. Учитывая, насколько сложным становится современный бизнес, насколько быстро нужно принимать решения, компаниям необходимо повысить эффективность и результативность совещаний.
Функции фасилитатора
Преобразование привычного формата совещаний в систему рабочих сессий дает очевидные результаты. Общими чертами всех сессий являются организующая роль фасилитатора и установка на разделение содержательного и процессуального аспектов. Под содержанием понимается тема или цель совещания, а процессуальная сторона совещания – это его логистика: место проведения, план размещения участников, тональность, степень напряженности, количество и состав участников.
Главная причина неэффективности традиционных совещаний состоит в том, что обычно их ведет старший из присутствующих руководителей. При этом он определяет направление дискуссии и сам же в ней участвует. Однако совещания оказываются более эффективными, когда их ведут младшие сотрудники. Участие в обсуждении проблем не дает руководителю сосредоточиться на проведении действительно эффективной, результативной встречи. Старший из участников может обладать бесценными знаниями и опытом, но не иметь никакого понятия о том, как провести конструктивную рабочую сессию. Кроме того, в случае председательства старшего из начальников младшие участники совещания могут не решиться высказать свое мнение, а их поведение может определяться желанием показать себя с выгодной стороны.
Комментарии к изложению