Du fait de la pandémie de Covid et d’autres facteurs, les entreprises ont été amenées à organiser leurs réunions, leurs ateliers et leurs séances de formation en ligne. Pourtant, il est souvent difficile de tirer le meilleur parti d’une réunion dans un environnement virtuel. Même si les bonnes pratiques d’animation de séances virtuelles sont similaires à celles de l’animation de séances en face à face, vous devez savoir quelles sont les différences notables avant de diriger une réunion. Dans ce guide pratique, les animateurs et spécialistes de l’apprentissage Henrik Horn Andersen, Iben Nelson et Kåre Ronex proposent de nombreux conseils pour vous aider à planifier et organiser des séances virtuelles efficaces.
Pour organiser des réunions virtuelles efficaces, vous devez surmonter la distance physique, sociale, culturelle et technologique propre à l’environnement en ligne.
Les séances virtuelles offrent certains avantages par rapport aux réunions physiques. Ainsi, comme les participants peuvent travailler sur des documents de manière collaborative, vous pouvez enregistrer le compte rendu de la réunion dans un format à partager par la suite. L’environnement virtuel permet également d’éviter qu’un participant ne monopolise la parole.
Néanmoins, les réunions virtuelles créent des obstacles physiques, sociaux, culturels et technologiques. Pour surmonter la distance physique induite par les séances en ligne, encouragez les participants à se rencontrer en personne au préalable.
Donnez aux participants des indications claires pour se préparer. Par exemple, ils doivent prévoir un verre d’eau ou une tasse de café, et veiller à ce que rien dans leur environnement ne puisse les distraire. Pour compenser la distance sociale, planifiez du temps en début de séance pour des interactions et des discussions informelles. Utilisez des salles de discussion en petits groupes
Henrik Horn Andersen, Iben Nelson et Kåre Ronex sont des animateurs de réunions virtuelles et des spécialistes en apprentissage expérimentés. Andersen est membre du conseil d’administration de l’Implement Consulting Group, tandis que Nelson et Ronex sont consultants en gestion.
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